Hier findet ihr einige nützliche Tipps, wie ihr in Helfereinsatz arbeiten und es nutzen könnt.

Emojis nutzen

Emojis begleiten uns im Alltag an allen Stellen, in E-Mails, mobilen Nachrichten und in der Werbung sind sie ständiger Begleiter. Damit die Darstellung euer Aufgaben-, Gruppen- und Event-Namen im Helferportal emotionaler wirkt, könnt ihr die Bezeichnungen mithilfe von Emojis selbstverständlich ganz unkompliziert kombinieren. Folgendes gilt es hierbei zu beachten:

• Emojis nur als Begleiter von Text einsetzen, die eindeutige Beschreibung sollte immer der Text sein.
• Idealerweise nur 1 Emoji pro Aufgabe / Event / Gruppe verwenden
• Nur UTF-8 Emojis verwenden

Um sicherzustellen, dass die Emojis auf allen Systemen korrekt ausgegeben werden bitten wir euch ausschliessliche UTF-8 Emojis einzusetzen. Eine Übersicht möglicher Emojis findet ihr ganz einfach mit einer Abfrage über eine Suchmaschine. Die Icons könnt ihr dann ganz bequem kopieren und in HELFEREINSATZ einsetzen.

Plus-Mailadressen

Es kommt immer wieder vor, dass Personen ohne Mailadressen in Helfereinsatz erfasst werden müssen. Sei es das Ehrenmitglied, welches doch ab und an noch Einsätze zugunsten des Vereins leistet, oder die Mädchen aus der U11, die beim Heimspiel der Damenmannschaft den Kiosk betreiben.

Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese Personen ins System zu kriegen. Unsere Empfehlung: Plus-Adressen!

Was sind Plus-Adressen?

Wenn ihr im Verein eine allgemeine Mailadresse habt, könnt ihr die verwenden um zusätzliche Personen hinzuzufügen.
Beispiel: info@deinverein.ch. Wenn ihr nun nach dem "info" ein "+" und einen beliebigen Zusatz einsetzt, werden "neue" Mailadressen erstellt.

info+stefan@[euremailadresse].ch
info+susi@[euremailadresse].ch
info+melanie@[euremailadresse].ch

Alle diese E-Mails werden auf info@[euremailadresse].ch ausgeliefert! Ihr könnt also aus einer einzigen E-Mail Adresse beliebig viele machen! Das hat verschiedene Vorteile. Wenn ihr mehrere Personen auf derselben Mailadresse erfasst, werden die beim Login im Portal alle zur Auswahl angezeigt. Mit Plus-Adressen habt ihr dieses Problem nicht - jede Person hat eigene Logindaten. Im Beispiel oben haben also Stefan, Susi und Melanie je ein eigenes Login. Die Bestätigungs- und Erinnerungsmails werden aber alle an die gleiche E-Mail gesandt: info@[euremailadresse].ch. Ihr könnt euer Mail so einrichten, dass diese aufgrund des +Zusatzes in verschiedene Ordner abgelegt werden.

Achtung

Plus-Adressen werden von diversen Mailanbietern unterstützt - aber nicht von allen. Ihr könnt das bei eurem Anbieter einfach testen, indem ihr euch selbst eine Mail über eine Plusadresse schreibt. Kommt sie an, wird es unterstützt.

Einen ausführlichen Artikel zum Thema findet ihr bei Cyon.

Kuchenspende

Oftmals werden Kuchen, welche an eurem Fest zum Verkauf angeboten werden, von Mitgliedern oder Zugehörigen gebacken und gespendet. Damit ihr das auch via Helfereinsatz abfangen könnt, möchten wir euch hier eine mögliche Vorgehensweise aufzeigen.

1. Aufgabe

Als erstes erstellt ihr eine Aufgabe für die Kuchenspende. Dabei schlagen wir vor, den Aufgabenwert so zu definieren, dass der gewünschte Wert je Einsatz abgerechnet wird. Wenn Kuchen ohne Gegenleistung gespendet werden, könnt ihr den Wert der Aufgabe auch mit "0" angeben.

2. Event / Schicht

Wenn ihr bereits einen Event habt, in welchen die Kuchenspenden thematisch und zeitlich passen, dann würden wir eine extra Schicht erstellen. Die könnt ihr auf den Zeitpunkt terminieren, an welchem die Kuchen gebracht werden sollen. 

• Exakter Abgabezeitpunkt: Ihr könnt eine Schicht mit der Dauer "0" erstellen. Dazu gebt ihr bei der Uhrzeit "bis" dieselbe Zeit an, wie bei der Uhrzeit "von"
• Definierter Abgabezeitraum: Wenn die Kuchen von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr abgegeben werden sollen, definiert die Schichtdauer entsprechend

Ihr könnt für die Kuchenspende auch einen eigenen Event erstellen. Wenn ihr die Kuchen nur an einem Tag zu einem bestimmten Zeitpunkt/Zeitraum benötigt, könnt ihr mit einem Event ohne Schichten arbeiten. Wenn ihr verschiedene "Anlieferungszeitfenster" habt, erstellt einen Event mit Schichten. Ab dem Pro-Abo könnt ihr das auch auf mehrere Tage strecken.

Ihr könnt mit den Bemerkungsfelder im Event oder in der Schicht arbeiten, um noch genaue Infos mitzugeben. Beispielsweise "Bringt die Kuchen zwischen 09:00 Uhr und 12:00 Uhr vorbei". Ihr könnt auch einen Ort erstellen und bei der Schicht hinterlegen, damit die Helfenden direkt sehen, wo sie die Kuchen abliefern sollen.

3. Einsätze

Wenn ihr bereits wisst, wie viele Kuchen ihr benötigt, erstellt ihr diese Anzahl an Einsätzen mit der Aufgabe "Kuchenspende". Wenn ihr eine offene Anzahl an Kuchen ausschreiben wollt, erstellt ihr einfach sehr viele Einsätze. 

WICHTIG: Die Kuchenspende-Einsätze werden in der Statistik auch berücksichtigt und können das Bild verfälschen!

4. Kuchenabfrage (falls nötig)

Damit ihr wisst, welche Kuchen ihr kriegt, müsst ihr einen Umweg nehmen. 

• Erstellt online ein öffentliches Dokument, z.b. via Google Sheets oder Google Docs
• Schreibt eine Mail an die Event- oder Schichthelfenden (für die Schicht, in der ihr die Kuchenspenden ausgeschrieben habt), und setzt da den Link zu eurem öffentlichen Dokument ein.
• Bittet die Helfenden, in diesem Dokument anzugeben, welchen Kuchen sie bringen

So habt ihr die Kuchenspenden organisiert und wisst auch, was für Kuchen kommen.

Optional: Kuchendefinition

Falls ihr exakt wisst, welche Kuchen ihr benötigt, könnt ihr auch die Aufgaben entsprechend erstellen. Das führt zwar zu einer längeren Aufgabenliste, dafür habt ihr den Helfenden exakt vorgegeben, was ihr von ihnen benötigt.