Aufgaben sind das erste, was ihr in Helfereinsatz erfassen müsst, um Events zu erstellen. Sie sind das, was die Helfenden tatsächlich tun.

 

Was ist eine Aufgabe?

Aufgaben beschreiben die Tätigkeiten, welche eure Helfenden während eines Einsatzes leisten. Aufgaben stehen dann in der Event- resp. Schichterstellung zur Verfügung und können mit der Angabe, wie oft die im bestimmten Zeitraum benötigt wird, zu Einsätzen werden. 

Aufgabe + Zeitraum = Einsatz

Die Aufgaben definieren also erstmal nur eine Tätigkeit, die in verschiedenen Events/Schichten eingeplant werden kann. Deshalb ist eine zeitliche und räumliche Definition bei der Aufgabe nicht nötig. Da Aufgaben modular eingesetzt werden können, sollten sie auch so angelegt werden. Aufgaben werden mit der Angabe des zu leistenden Zeitraums im Event/in der Schicht also zu einem Einsatz. Und der Einsatz ist das, was die Helfenden übernehmen.

Beispiel für eine Aufgabe wäre also "Aufbau". Aufbauhelfende brauche ich an verschiedenen Events zu unterschiedlichen Zeiten. Ich lege die Aufgabe also einmalig an und kann sie dann beliebig dort einsetzen, wo ich sie benötige.

No-Go's bei Aufgaben

Da eine Aufgabe in Kombination mit der im Event definierten Zeit und dem hinterlegten Ort zum Einsatz wird, sind folgende Aufgabennamen NICHT sinnvoll (beispielhaft, nicht abschliessend):

• Aufbau Montag
• Aufbau Dienstag Abend
• Aufbau Gerätezelt
• Aufbau Vormittags

Grundsatz

Bei Aufgaben empfehlen wir, nur so viele zu erfassen, wie wirklich nötig sind. Das hilft euch bei der Eventerstellung, da die Auswahl übersichtlich bleibt.

Aufgabenübersicht

Wenn ihr in der Navigation auf "Aufgaben" wechselt, gelangt ihr zur Aufgabenübersicht. Da seht ihr, welche Aufgaben bereits erfasst sind. Folgendes wird euch angezeigt:

• Name der Aufgabe
• Expert-Abos: Bereich - In welchem Bereich kann die Aufgabe eingesetzt werden?
• Einsatzwert - Wie wird ein Einsatz mit dieser Aufgabe verrechnet?
• Einsätze - Wie viele Einsätze mit dieser Aufgabe wurden geplant, und wie viele davon sind bereits vergeben?

Weiter könnt ihr von hier aus:

• ins Aufgabendetail wechseln
• die Aufgabe bearbeiten
• die Aufgabe löschen. Löschen lässt sich nicht wiederrufen!
• das Aufgaben-Log einsehen

Unten findet ihr noch die Möglichkeit, eine Aufgabe hinzuzufügen, das Log über alle Aufgaben und die Option, alle Aufgaben zu löschen. Löschen lässt sich nicht wiederrufen!

Aufgabendetailansicht

In der Aufgabendetailansicht findet ihr eine Kachel, in welcher sämtliche Einstellungen übersichtlich dargestellt seht. Ihr könnt hier auch in die Bearbeitung wechseln.
Unten angefügt findet ihr eine Liste sämtlicher Helfenden, welche Einsätze mit dieser Aufgabe bereits geleistet oder übernommen haben. Diese Liste bietet euch dieselbe Ansicht und dieselben Optionen wie die Liste in der Helfendenübersicht.

Aufgaben hinzufügen/Aufgabenbearbeitung

Wenn ihr eine Aufgabe hinzufügt, öffnet sich dasselbe Modal wie wenn ihr eine Aufgabe bearbeitet. Deshalb sprechen wir folgend immer von der Bearbeitung.

Aufgabenname

Hier definiert ihr, was die Tätigkeit sein soll. Der Name sollte möglichst klar sein, da er nicht nur euch, sondern auch den Helfenden angezeigt wird. Sie übernehmen einen Einsatz mit der hinterlegten Aufgabe.

Beschreibung/Anforderungen

Unter Beschreibung und Anforderungen könnt ihr kurz beschreiben, um was es bei dieser Aufgabe geht und was dafür nötig ist. Hier ist wichtig, dass ihr euch kurz fasst und/oder mit Stichworten arbeitet. Alles, was ihr hier schreibt, wird auch im Portal ausgegeben und kann, wenn viel Text erfasst wird, das Aufgabendetail sehr lang ziehen. Deshalb ist unsere Empfehlung, dass ihr hier nur die nötigsten Informationen erfasst. Ausführlichere Beschreibungen, Anforderungen und ergänzende Informationen kommen in einem nächsten Schritt (Info-PDF).

Verantwortlich

Ihr könnte eine Aufgabe global als Verantwortlich kennzeichnen. Wenn ihr das aktiviert, habt ihr bei jedem Einsatz dieser Aufgabe die Möglichkeit, die Verantwortung für den Einsatz zu aktivieren. Die Verantwortlichkeit erlaubt euch, Helfende mehr miteinzubeziehen - bringt aber auch mehr Rechte für die Helfenden dieses Einsatzes mit. Mehr dazu unter "Verantwortlichkeit".

Info-PDF

Wenn ihr für Helfende, welche Einsätze mit dieser Aufgabe übernehmen, mehr Informationen zur Verfügung stellen wollt, ist das Info-PDF das richtige Werkzeug. Alles, was über eine kurze Beschreibung/Anforderung hinausgeht kann in einem Dokument erfasst und hier hochgeladen werden. Das kann aufgabenspezifisch (Beispiel: eine "Grillfibel" für die Aufgabe "Grill") aber auch allgemein (Beispiel: Helfenden-PDF mit Lageplänen, Erläuterungen zu Verpflegung und allgemeinen Regeln) sein. Dieses PDF wird sowohl mit der Einsatzbestätigung als auch mit der Erinnerungsmail versandt und kann auch im Portal im Einsatzdetail vor der Einsatzübernahme betrachtet werden.

Aufgabenwert

Hier gebt ihr an, wie viele Einheiten pro Stunde oder Einsatz den Helfenden, welche Einsätze mit dieser Aufgabe übernehmen, gutgeschrieben werden. Die Einheit orientiert sich an der Einheit des Einsatzwerts, welche ihr unter "Organisation" - "Events & Einsätze" definiert. Das ist dann relevant, wenn ihr entweder mit Zielwerten arbeitet oder wenn ihr aufgrund der geleisteten Stunde/Einsätze eine Abrechnung machen wollt. Mit dem Aufgabenwert könnt ihr, sofern ihr den im Helferportal anzeigt, wichtige oder besonders unbeliebte Einsätze stärker gewichten, so dass sie eher übernommen werden.

Abweichende Start- und Endzeit

Bei gewissen Aufgaben ist es sinnvoll, dass Helfende, welche Einsätze mit dieser Aufgabe übernehmen, etwas früher vor Ort sind oder etwas länger bleiben - beispielsweise wenn ihr eine Aufgabe "Schichtverantwortung" habt. Als Standard wird hier immer die Schicht- resp. die Eventzeit genommen. Ihr könnt also, abhängig von der Schicht- oder Eventzeit, eine Standardabweichung definieren. Die könnt ihr jedesmal, wenn ihr einen Einsatz dieser Aufgabe einplant, auch wieder übersteuern.

Aufgaben-Übernahme einschränken

Aufgaben können so eingeschränkt werden, dass nur gewisse Gruppen Einsätze dieser Aufgabe übernehmen können. Diese Einschränkungen werden direkt in der Aufgabenbearbeitung vorgenommen und können verbindlich oder nicht verbindlich ausfallen. Mehr dazu unter "Einschränkungen".