Darum dreht sich alles bei Helfereinsatz - eure Events. Alles dazu hier.

Events?

Helfereinsatz-Events sind nicht zwangsläufig gleichbedeutend mit Events im allgemeinen Sprachgebrauch. Euer Event kann ein Musikfestival über drei Wochen, ein abendliches Grillfest oder aber auch eine Heimspielrunde über den ganzen Tag sein. Mit den Helfereinsatz-Events könnt ihr eure Veranstaltung so strukturieren, dass ihr und eure Helfenden die beste Übersicht im Tool habt.

Admin- oder Helfendenoptimierung?

Helfereinsatz wurde entwickelt, um euch die Organisation und Koordination von Helfenden so weit als möglich zu vereinfachen. Das wichtigste für euch ist natürlich, dass eure Helfenden die Einsätze übernehmen. Deshalb ist die Struktur und Übersichtlichkeit im Helferportal mindestens so wichtig wie die Struktur und Übersichtlichkeit in der Administration. 

Unsere Empfehlung ist daher, immer beide Seiten zu prüfen. Wenn ihr eure Events aufsetzt, macht regelmässig auch den Prozess als Helfer/in durch, von der Registrierung bis hin zur Einsatzübernahme. So könnt ihr sicher sein, dass das, was ihr in der Administration erstellt, auch für Helfende klar ist und sie schnell und unkompliziert zu ihren Einsätzen gelangen.

Struktur in Helfereinsatz

Ihr könnt eure Veranstaltungen mit drei Ebenen strukturieren. 

1. Events

Wie oben bereits erwähnt, ist ein Helfereinsatz-Event nicht zwangsläufig gleichzusetzen mit eurer Veranstaltung. Ihr könnt eure Veranstaltung auch in mehrere Events aufgliedern - beispielsweise nach den einzelnen Tagen, an welchen eure Veranstaltung stattfindet, nach den unterschiedlichen Orten, an welchen Einsätze geleistet werden, oder nach verschiedenen "Fachbereichen" oder "Ressorts". Dabei könnt ihr auf drei unterschiedliche Eventtypen zurückgreifen:

• Event mit Schichten
• Event ohne Schichten
• Ab Pro-Abo: Event mit Schichten mehrtägig

2. Schichten

Mit Schichten könnt ihr die Events weiter strukturieren. Sie können als Zeitslots (Frühschicht, Nachmittagsschicht...), als "Ort- und Zeitslots" (Festzelt Vormittag) oder beliebig sonst genutzt werden. Den Schichten könnt ihr auch einen Ort hinterlegen.

3. Einsätze

Einsätze sind das, was die Helfenden tatsächlich übernehmen und wofür sie sich einschreiben. Einsätze generieren sich aus einer Aufgabe und einem Zeitraum. 

Expert-Abos: Bereiche

Expert-Abos können als vorangesetzte Strukturebene auch Bereiche nutzen. Sobald Bereiche aktiv sind, müssen die Events einem Bereich zugeteilt werden. So kanns sein, dass ihr für dasselbe Datum mehrere Events erfasst, die aber in unterschiedlichen Bereichen liegen.

Events erstellen

Bevor ihr Events erstellen könnt, müssen Aufgaben erfasst sein. Sobald Aufgaben erfasst sind, könnt ihr auch Events erstellen. Abhängig von eurem Abo stehen euch unbeschränkt oder beschränkt Events und Einsätze zur Verfügung. Bei der Eventerstellung wählt ihr als erstes den Eventtyp, den ihr erstellen möchtet, das System leitet euch anschliessend durch.

FAQ