Ein Event ist eine Veranstaltung an einem Tag für den Mithelfer gesucht werden. Jedes Event hat einen Event-Namen, ein Datum und eine Uhrzeit. Zusätzlich kannst du einen Ort erfassen an dem das Event stattfindet. Mit einer Bemerkung kannst du dein Event kurz beschreiben.

Mit Schichten können Events sinnvoll unterteilt werden. Schichten haben eine eigene Schichtzeit und können jeweils mit einem Ort verknüft werden. Die Verwedung von Schichten ist in alle Events, vor allem in grossen Events sinnvolle um die Events besser zu strukturieren. Die zusätzliche Struktur ist sowohl für Administratoren als auch für alle Helfenden sichtbar und unterstützend.

Wichtig, bitte nicht verwechseln. Schichten stellen nicht die Aufgabe von Helfenden dar, in HELFEREINSATZ sind das Einsätze.

Zu jedem Event-Tag können unbegrenzt Schichten hinzugefügt werden.

Jede Person die einen Einsatz mit verantworlicher Aufgabe übernimmt wird automatisch zur verantwortlichen Person. Sie erhalten zusätzliche Infos zu allen Helfenden einer Schicht.

In der Eventbemerkung können alle relevanten Event-Informationen erfasst die alle Helfenden eines Events gleichermassen betreffen erfasst. Gleiches gilt für die Schichtbemerkung. Hier werden Infomationen zu einer Schicht erfasst.

Es gibt keine Limitierung von Einsätzen in Events. Es lohnt sich aber immer Events in Schichten zu unterteilen wenn die Einsätze zu unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt werden oder die Tätigkeiten gruppiert werden können.

Die EInsatzzeit wird immer aus der Eventzeit oder der jeweiligen Schichtzeit übernommen. Es kann aber Ausnahmen geben. Aufgaben können mit abweichenden Start- und End-Zeiten definiert sein. Diese werden dann entsprechend berücksichtigt. Es kann auch für jeden Einsatz eine individuell geltende abweichende Start- und End-Zeit vergeben werden. Das erfolgt direkt bei Hinzufügen von Einsätzen oder im jewieligen Einsatz-Detail.

Alle Helfenden können sich über das Helferportal selbstständig für Einsätze eintragen oder von Administratoren zugewiesen werden. Um eine Person als Helfer zuzuweisen muss der jeweilige Einsatz bearbeiten werden und die Person aus der Liste aller verfügbaren Helfer selektierr werden.

Wenn eine eingetragene Personen einen Einsatz nicht übernehmen kann gibt es zwei Möglichkeiten. Administratoren können den Einsatz bearbeiten und eine neue Person zuweisen oder den Einsatz einfach wieder freigeben. So kann eine neue Person den Einsatz freiwillig übernehmen.

Ganz einfach. Wenn zu viele Einsätze bestehen können bestehende Einsätze gelöscht werden oder es können neue Einsätze hinzugefügt werden. Es können entweder mehrere Einsatz gleichzeitig oder nur ein einzelner Einsatz hinzugefügt werden.

Es gibt keine Vorlagen aber jedes Event kann kopiert werden und so als Vorlage verwendet werden. Beim Kopieren entscheiden Adminstratoren auch ob die Bemerkungen mit kopiert werden sollen oder nicht.

Ja, jede Schicht in einem Event kann kopiert werden. So kann ein Event sehr schnell aufgebaut werden. Zu beachten ist allerdings, dass beim Kopieren bereits zugewiesen Einsätze in der neuen Schicht vollständig unbesetzt sind.

Ja, für jedes Event und jede Schicht gibt es die Möglichkeit übersichtliche Einsatzpläne als PDF zu exportieren. Im Einsatzplan können auch mehrere Events zusammengefasst werden.

Ja, Events haben einen Online-/Offline-Status. So können Administratoren entscheiden welche Events im Helferportal sichtbar sind und welche nicht. In den Organisationseinstellungen kann definiert werden ob Events beim Anlegen immer direkt online oder zunäcsht offline sind. Deer Status eines Events kann in der Event-Übersicht unkomplitziert angepasst werden.