Unter "Events & Einsätze" findet ihr die Grundeinstellungen, welche für eure Events und die Einsätze der Helfenden relevant sind.

Einsatzwert

Einheit Einsatzwert (Einzahl / Mehrzahl)

Hier definiert ihr, in welcher Einheit ihr die Einsätze messen wollt. Die gewählte Einheit hat Einfluss auf die Grafik in der Übersicht und auf die Zielwerte der Helfenden. Bei jeder Aufgabe gebt ihr an, wie viele Einheiten des gewählten Werts pro Stunde oder pro Einsatz den Helfenden gutgeschrieben werden. Denkbar für die Einheit des Einsatzwerts sind:

• Einsatz
• Stunde
• CHF/Euro/...
• Punkte
• ...

Die Einheit des Einsatzwerts müsst ihr einmal in der Einzahl und einmal in der Mehrzahl definieren - damit das System das auch korrekt wiedergibt.  Helfereinsatz registriert bei jedem Einsatz, wie lange er gedauert hat. Stundenauszüge sind also, egal welche Einheit ihr für den Einsatzwert wählt, immer möglich. 

Wenn es in eurer Organisation Zielwerte an Helfereinsätzen gibt, ergibt es also Sinn, die da definierte Einheit auch hier zu wählen.

Einsatzwert anzeigen

Ist diese Checkbox aktiv, wird den Helfenden im Helferportal angezeigt, welchen Wert der gewählte Einsatz hat. Bei inaktiver Checkbox wird diese Information nicht an die Helfenden weitergegeben.

Busse bei Nichterscheinen

Hier könnt ihr den Wert angeben, welcher Helfenden von ihrem Saldo abgezogen wird, falls sie nicht zu Einsätzen erscheinen. Der Wert wird in der Einheit des Einsatzwerts definiert und auch so bei den Helfenden verrechnet. Grundsätzlich geht Helfereinsatz davon aus, dass Helfende zu ihren Einsätzen erscheinen. Ein Nicht-Erscheinen muss also manuell im Status beim entsprechenden Einsatz definiert werden.

Zuständigkeit für bestimmte Events

Ihr habt die Möglichkeit, Gruppen für einzelne Events als Zuständig zu kennzeichnen. Ist einer Gruppe ein Event entsprechend zugewiesen, wird dieser Event im Portal priorisiert angezeigt, bis alle Einsätze (die die Gruppe leisten darf) vergeben sind. Die Helfenden haben die Möglichkeit, auch in anderen Events Einsätze zu buchen, müssen dafür aber die Ansicht wechseln. So ist sichergestellt, dass die Einsätze des gewählten Events auch priorisiert gewählt werden. 

Damit ihr diese Zuständigkeiten bei den Events definieren könnt, muss die Checkbox aktiviert sein.

Passende Einsätze zwingend

Hier definiert ihr, dass Gruppen nur die Aufgaben übernehmen können, denen sie in den Aufgabeneinstellungen zugewiesen sind. Es handelt sich hier um eine globale Einstellung, betrifft also ausnahmlos alle Aufgaben. Dabei gilt: wenn bei der Aufgabe KEINE Gruppen aktiviert sind, ist das dasselbe, wie wenn ALLE Gruppen aktiviert wären. Es können also alle Gruppen auf diese Aufgabe zugreifen. Es besteht auch die Option, restriktive Einschränkungen direkt bei einzelnen Aufgaben zu definieren, statt global mittels dieser Einstellung.

Einsätze anderer übernehmen

Helfereinsatz bietet Helfenden zwei Optionen, Einsätze für andere zu leisten. Das kann beispielsweise eine Mutter sein, die für ihre Kinder Einsätze leistet oder dergleichen.

Namen überschreiben

Wenn diese Option aktiviert ist, wählen die Helfenden im ersten Schritt aus, ob sie den Einsatz persönlich übernehmen wollen. Wird diese Checkbox deaktiviert, erscheinen zwei Freitextfelder, in welche Vor- und Nachnamen der Person eingegeben werden, welche den Einsatz antreten wird. 

Diese Option eignet sich dann, wenn Mitglieder ein Login haben, aber nicht gewünscht ist, dass Eltern oder drgl. sich auch registrieren.

Gutschrift

Hier kann bei der Übernahme eine Person ausgewählt werden, welcher der Einsatz gutgeschrieben werden soll. Diese Person muss bereits als Helfer/in in Helfereinsatz erfasst sein. Ausserdem müssen Helfende, bevor sie Gutschriften leisten können, die Personen erfassen, denen sie Einsätze gutschreiben können. Dies geschieht im Helferprofil (oben rechts), je nachdem direkt (Helfer/in hat ein Passwort) oder via Mailbestätigung (Helfer/in hat kein Passwort). Helfende, die sich neu registrieren, können die entsprechenden Personen direkt im Registrierungsprozess auswählen.

Einsatzübertragung und Einsatzrückgabe

Wenn die Einsatzübertragung aktiviert ist, können Helfende Einsätze, welche sie bereits übernommen haben, an andere übertragen. Dies geschieht in folgendem Prozess:

1. Helferin A wählt Helfer B aus, welcher den Einsatz für sie übernehmen soll
2. Helfer B erhält eine Mail, in welcher er den Einsatz innerhalb von 24h Stunden bestätigen muss
3. Wenn Helfer B innerhalb der Frist bestätigt, wird ihm der Einsatz automatisch übertragen und Helferin A kriegt die Bestätigung, dass der Einsatz erfolgreich übertragen wurde
4. Wenn Helfer B NICHT bestätigt, fällt der Einsatz automatisch wieder Helferin A zu

Als zweite Variante kann definiert werden, ob Helfende ihre Einsätze eigenständig zurückgeben können. Hier könnt ihr angeben, bis zu wie vielen Tagen vor dem Event das möglich ist.

ACHTUNG: Wenn beide Optionen aktiviert sind, fällt die Einsatzübertragung automatisch weg. Es zieht nur noch die Einsatzrückgabe.

Expert-Abo: Team-Admin Modus

Expert-Accounts haben die Möglichkeit, den Team-Admin Modus zu aktivieren. Dies ermöglicht ihnen, einzelne Helfende zu Team-Admins zu ernennen, welche dann im Helferportal selbstständig mehrere Einsätze gleichzeitig übernehmen und ihr eigenes Team verwalten können. Eignet sich beispielsweise für Vereinspräsidenten, welche mit ihrem Verein an einem Turnfest helfen, aber noch nicht wissen, wer genau kommt.

Rückgabe für Teameinsätze

Analaog der "normalen" Einsatzrückgabe kann auch für Teameinsätze definiert werden, wie viele Tage vor dem Event Einsätze spätestens zurückgegeben werden müssen, oder ob das gar nicht erlaubt ist.

Double Opt In

Wenn Double-Opt-In aktiv ist, gilt ein Einsatz bei der Übernahme erst als "reserviert". Die Helfenden müssen die Übernahme des Einsatzes mit einem Klick auf den Link im Reservationsmail bestätigen. Erst nach dieser Bestätigung gilt der Einsatz als übernommen und die Einsatzbestätigung mit allen Details wird versandt.
Nach der Übernahme im Portal wird der Einsatz für 24h reserviert. Erfolgt während dieser Zeit keine Bestätigung, wird der Einsatz wieder freigegeben.

Beim Douple-Opt-In müssen Helfende also zweimal die Absicht bestätigen, einen bestimmten Einsatz zu übernehmen. Wenn Double-Opt-In nicht aktiv ist, dann gilt der Einsatz beim ersten Klick bereits als übernommen. Die Helfenden kriegen dann nur noch ein Bestätigungsmail.

Vorteile und Nachteile

Durch die doppelte Bestätigung ist eine versehentliche Einsatzübernahme ausgeschlossen. So kann also sichergestellt werden, dass alle Einsätze wissentlich und willentlich übernommen wurden.

Kritisch zu beurteilen ist die Tatsache, dass die doppelte Bestätigung via Mail und innert 24h erfolgen muss. Einerseits ist es eine zusätzliche Hürde für Helfende, andererseits können auch Missverständnisse entstehen, wenn von Helfenden davon ausgegangen wird, dass der Einsatz direkt via Portal als bestätigt gilt. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass zwei Personen zum gleichen Einsatz erscheinen.

Zu beachten

Wenn Helfende den Einsatz nicht innerhalb der 24h bestätigen, wird er wieder freigegeben und kann von anderen übernommen werden. So lange der Einsatz aber frei ist, bleibt die Person, die den Einsatz ursprünglich mal reserviert hat, in der Admin-Ansicht eingetragen (mit Status "unbestätigt"). So habt ihr die Möglichkeit, die entsprechenden Personen bezüglich der verpassten Bestätigung zu kontaktieren.

Bestätigung durch Admin

In der Administration habt ihr die Möglichkeit, unbestätigte Einsätze anzuzeigen. Dazu geht ihr in die Eventübersicht und klickt im Drei-Punkte-Menü in der Fusszeile auf "Unbestägigte Helfereinsätze". Hier werden euch alle Einsätze angezeigt, welche von Helfenden noch nicht bestätigt wurden. Ausserdem seht ihr auch den Status - reserviert oder unbestätigt (= Bestätigungsfrist abgelaufen). Ihr könnt nun manuell Einsätze bestätigen, indem ihr auf den Haken hinter dem Eintrag klickt.

Eventansicht für Helfende

 

Ihr könnt definieren, wie die Events den Helfenden im Portal angezeigt werden.

• Events & Helfereinsätze in der Übersicht: Helfende sehen sämtliche Einsätze jedes Events direkt in der Übersicht. Bei vielen Events mit vielen Einsätzen kann das sehr lange Scrollwege bedeuten.
• Nur Events in der Übersicht: Hier werden die Events "eingeklappt". Es sind nur die Eckdaten der Events ersichtlich, und via Klick auf "Eventdetails" erscheinen die einzelnen Schichten und Einsätze.

Voll besetzte Events

Events, die ausgebucht sind, werden als Standard ausgeblendet. Ihr könnt auch ausgebuchte Events im Portal anzeigen lassen, wenn ihr das wollt. Dann könnt ihr die Checkbox aktivieren.

Events inital online

Mit dieser Checkbox steuert ihr, ab wann die Events, die ihr erstellt, im Helferportal ersichtlich sind. Ist die Checkbox deaktiviert, müsst ihr neu erstellte oder importierte Events erst manuell online stellen. Das hat den Vorteil, dass ihr die Events auch nach der Erstellung nochmal bearbeiten könnt, ohne dass sie online gehen.

Bereiche

Hier könnt ihr ab dem Expert-Abo die Bereiche aktivieren. Mit Bereichen könnt ihr euer Helferportal unterteilen, Bereichsadministrator/innen erfassen und Aufgaben/Gruppen einzelnen Bereichen zuteilen. Sobald Bereiche aktiviert und erfasst sind, muss jeder Event einem Bereich zugeteilt werden, damit er online ersichtlich ist.