Team-Admins sind Helfende, welche Einsätze für ein ganzes Team übernehmen und zuteilen können. Sie können ausserdem ihr Team selbst verwalten.

Team-Admins?

Die Team-Admin-Funktion wurde entwickelt, um die Organisationsadmins zu entlasten. Wenn sich externe Gruppen/Vereine/Organisationen als Helfende zur Verfügung stellen, kann die Verantwortung über deren Einsätze an die Team-Admins abgegeben werden. Diese können mehrere Einsätze auf einmal übernehmen und nachträglich die Helfenden zuteilen. 

Aktivierung

Als Expert-Funktion muss der Team-Admin Modus erst aktiviert werden. das geschieht unter "Organisation" - "Events & Einsätze". Hier wird "Team-Admins durch Administration" gewählt. Direkt darunter definiert ihr, ob und falls ja wie lange Team-Admins ihre Einsätze zurückgeben können.

Team-Admins ernennen

Team-Admins werden immer von Admins ernannt. Dazu wechselt ihr in die Helfendenübersicht und sucht die gewünschte Person. Auf der rechten Seite findet ihr ein Drei-Punkte-Menü, in welchem ihr den Helferstatus bearbeiten könnt. Hier wählt ihr nun "Team-Admin" aus und speichert.

Erinnerungsmails für Teammitglieder

Team-Helfer erhalten KEINE automatische Bestätigungsmail, wenn sie zugeteilt werden. Ihr könnt aber definieren, ob sie die Erinnerungsmail erhalten. Dies müsst ihr unter "Organisation" - "Helferkommunikation" aktivieren.

Möglichkeiten Team-Admins (Helferportal)

Team-Admins haben im Helferportal andere Optionen als normale Helfende. Im Normalfall wird bei offenen Einsätzen die Anzahl an gesuchten Personen angezeigt. Für Teamadmins ändert sich diese Anzeige in ein Eingabefeld, in welchem die Anzahl an gesuchten Personen je Aufgabe vorgefüllt ist. Da kann nun angegeben werden, wie viele Einsätze dieser Aufgabe übernommen werden wollen. Teamadmins können also je Schicht/Event gleich mehrere Einsätze gleichzeitig übernehmen. 

Die übernommenen Einsätze werden links in der Navigation unter "Team-Einsätze" angezeigt. Hier besteht nun die Möglichkeit, die einzelnen Einsätze an Team-Helfende zu verteilen. Dazu wird der Button "Team-Helfer/in zuweisen" geklickt, und es öffnet sich ein Dropdown mit den zur Verfügung stehenden Personen. Hier wird bei jeder Person auch angezeigt, sollte sie zum Zeitpunkt dieses Einsatzes bereits einen anderen Einsatz haben - so können "Doppelbuchungen" vermieden werden.

Die Team-Helfenden müssen, bevor sie zu Einsätzen zugeteilt werden können, erst unter "Mein Team" erfasst werden. Da gibt es zwei Optionen:

• manuelles Hinzufügen
• Import via Importvorlage

Team-Helfende, welche neu erfasst werden, werden automatisch dem Team hinzugefügt. Jene, welche bereits als Helfer/in bei eurer Organisation registriert sind, erhalten eine Mail, über welche Sie die Zuteilung zum Team bestätigen müssen.
Einsätze, welche vom Teamadmin übernommen und zugeteilt wurden, werden IMMER dem Teamadmin gutgeschrieben - unabhängig davon, wer als Helfer/in eingetragen wird. So kann sichergestellt werden, dass in der Abrechnung sämtliche Stunden am richtig Ort verbucht werden. 

Team-Helfende

Team-Helfende werden, sobald sie vom Team-Admin erfasst wurden, für euch in der Administration auch in der Helfendenübersicht angezeigt. Sie können sich auch als "normale" Helfende einloggen und selbstständig Einsätze übernehmen. Einsätze, die sie selbstständig übernehmen, werden auch ihnen direkt gutgeschrieben. Sie sind also nur Team-Helfende, wenn sie vom Team-Admin zugeteilt werden. Entsprechend können auch Helfende, welche via Mail die Zuteilung bestätigen mussten, noch wie bis anhin selbstständig für sich selbst Einsätze übernehmen.  

Möglichkeiten Administration

Als Admins könnt ihr auch Team-Admins manuell einsetzen. Dazu wählt ihr im Bearbeitungsmodal des Einsatzes die Option "Team-Admin hinzufügen". Nun könnt ihr im Dropdown den/die Teamadmin wählen, der ihr den Einsatz zuteilen wollt. Ihr könnt auch direkt aus den vom Teamadmin erfassten Teammitglieder eines zuteilen. Bei der manuellen Zuteilung durch Admins könnt ihr wählen, ob der Teamadmin über die Zuteilung informiert werden soll oder nicht - analog "normalen" Helfenden.

Team-Admin-Status entziehen

Wenn ihr einen Team-Admin wieder zum normalen Helfer umwandeln wollt, folgt ihr dem gleichen Weg wie bei der Ernennung zum Teamadmin. Wenn der Teamadmin noch Einsätz gebucht hat, könnt ihr wählen, ob diese freigegeben oder direkt den zugeteilten Helfenden übergeben werden sollen.

Team-Admins erkennen

Team-Admins werden in der Helfendenübersicht mit einem Symbol gekennzeichnet. Dieses Symbol wird auch bei Einsätzen des Teamadmins ausgegeben, so dass sofort klar ist, dass dieser Einsatz von einem Teamadmin übernommen wurde.