Mittels Reports können alle möglichen Informationen aus dem System exportiert werden. Die Reports könnt ihr als Excel-Export herunterladen und dann nach Belieben bearbeiten. Wenn ihr vorhabt, Events zurückzusetzen oder etwas aus dem System zu löschen, empfehlen wir euch dringend, vorgängig die Reports zu exportieren, da weder das Zurücksetzen noch das Löschen von Inhalten rückgängig gemacht werden können.

Bevor wir die einzelnen Reports beschreiben, zeigen wir, welche Spaltenwerte was bedeuten:

• geplant: hier wird aufgeführt, für wie viele Einsätze sich jemand eingetragen hat. Diese Einsätze sind also noch in der Zukunft.
• OK: hier werden die Einsätze aufgeführt, welche ordnungsgemäss geleistet wurden. An anderen Stellen sprechen wir auch von "erschienen". Diese Einsätze sind bereits vergangen.
• NOK: steht für NICHT OK. Oder anders gesagt, diese Einsätze wurden nicht ordnungsgemäss geleistet. Wir brauchen auch den Begriff "nicht erschienen". Auch diese Zahl bezieht sich auf Einsätze, welche in der Vergangenheit liegen. Wichtig: unser System geht automatisch davon aus, dass ein Einsatz OK war. Wenn jemand nicht erschienen ist, müsst ihr dafür sorgen, dass der Status von den Verantwortlichen oder Administratoren auf "nicht erschienen" gesetzt wird.

In den Reports werden vielfach die Einsatzwerte angezeigt. Die Einsatzwerte erscheinen in den Reports so, wie du sie unter "Organisation" - "Events & Einsätze" definiert hast.

Sämtliche Reports lassen sich in Excel als Tabelle formatieren, damit ihr die Filterfunktionen nutzen könnt. So ist es möglich, genau die Daten anzuzeigen, die ihr sucht.

Gruppen

Dieser Report zeigt euch auf, welche Helfenden in welchen Gruppen sind und wieviel sie geholfen haben. Er eignet sich beispielsweise dazu, die Gruppenverantwortlichen (z.B. Trainer:innen in einem Sportverein) darüber zu informieren, wer in ihren Gruppen (z.B. Teams) schon wie viel geholfen hat. Wenn eine Person in mehreren Gruppen ist, wird sie in allen Gruppen aufgeführt. Einzelne Helfende können im Report also mehrmals in verschiedenen Gruppen aufgeführt werden.

Helfende

Der Report Helfende listet alle Helfenden auf. Er ist hilfreich, wenn ihr eine Übersicht über alle wollt. Gegenüber dem Gruppen-Report ist ein Vorteil, dass jede Person nur einmal erscheint, während dennoch alle ihre Gruppen angezeigt werden. Es ist also ersichtlich, ob jemand in mehreren Gruppen eingeteilt ist. In diesem Falle werden in der Spalte "Gruppen" alle Gruppen aufgeführt. 

Helfende: Zielvorgabe nicht erreicht

Wenn ihr euren Helfenden ein gewisses Soll an Einsätzen vorgebt, hilft dieser Report bei der Kontrolle, wer seine Vorgabe nicht erreicht hat. Es werden also nur Personen aufgeführt, welche einen Zielwert haben der nicht erreicht wurde. Dieser Report setzt voraus, dass die Zielvorgaben richtig gesetzt sind. Wenn euer Verein Ende Saison für Helfende, die ihre Vorgaben nicht erreicht haben, Bussen berechnet, dann ist dies der richtige Report.

Events

Der Event Report führt alle Events mit den benötigten Helfenden auf. Es wird zuerst der älteste Event angezeigt. Wenn ihr die vergangenen Events nicht möchtet, dann schränkt den Zeitraum ein. Es werden von jedem Event alle Einsätze aufgezeigt. Dieser Report ist hilfreich, wenn ihr wissen wollt, welche Einsätze von wem schon übernommen sind und wo noch Helfende fehlen. Der Report kann sich auch eignen, wenn für deinen Event Einsatzpläne ausgedruckt werden sollen. Beachtet, dass es hier  im Event die Funktion "Einsatzplan" gibt, welche gleich ein PDF erstellt.

Event Zusammenfassung

Der Report Event Zusammenfassung zeigt nicht die einzelnen Einsätze, sondern nur wie viele Helfereinsätze ihr ausgeschrieben und wie viele ihr vergeben habt. Wenn ihr in "Einsätzen" abrechnet, kann die Spalte I und J etwas verwirrend sein. Denn dann steht da meistens genau das gleiche wie in Spalte G und H. Der Grund ist, dass ein Einsatz immer mit 1 Einsatz vergütet wird. Anders ist dies, wenn ihr beispielsweise in Stunden abrechnet. Dann werden in Spalten G und H immer noch nach Anzahl Einsätzen gerechnet, in Spalten I und J werden dann aber die Stunden aufgeführt. 

Dieser Report ist gut, wenn ihr euch eine Übersicht darüber machen wollt, wie viele Helfereinsätze ihr benötigt, ohne dass euch die einzelnen Einsätze interessieren.

Schicht Zusammenfassung

Der Report Schicht Zusammenfassung macht das gleiche wie beim Event, nur dass er die einzelnen Schichten separat aufführt. Dieser Report ist gut, wenn ihr Events habt, welche mehrere Schichten haben und daran interessiert seid, wie sich die Einsätze auf die einzelnen Schichten verteilen. Auch hier gilt: Die Spalten H und I sind gleich wie J und K wenn ihr nach Einsätzen abrechnet und jeder Einsatz mit 1 Einsatz vergütet wird.

Helfereinsätze

Dieser Report führt von allen Helfenden jeden einzelnen Einsatz auf. Dieser Report ist nützlich, wenn ihr bei jeder Person nachschauen wollt, wann wo ein Einsatz fällig ist.

Helfereinsätze nach Gruppen

Dieser Report ist ähnlich wie "Helfereinsätze". Nur werden hier die Helfenden nach Gruppen gruppiert. Dieser Report ist also der richtige, wenn ihr den Gruppenverantwortlichen die Daten aller Helfereinsätze ihrer Gruppenmitglieder zustellen wollt. Also beispielsweise wenn ein Trainer wissen will oder muss, wann seine Spieler:innen ihre einzelnen Einsätze haben.

Offene Helfereinsätze

Dieser Report gibt euch nur die zukünftigen, offenen Helfereinsätze zurück. Es macht keinen Sinn, diesen Report auf die Vergangenheit auszuführen. Da wird der Report immer leer sein. Der Sinn und Zweck ist es nämlich, euch ein Excel zur Verfügung zu stellen, in welchem alle noch offenen Helfereinsätze ersichtlich sind.

Aufgaben Zusammenfassung

Dieser Report ist verwandt mit der Eventzusammenfassung. Er ist ideal, damit ihr seht, von welcher Aufgabe wie viele Einsätze ausgeschrieben und bereits gebucht wurden. Auch hier gilt, dass die Spalten E und F gleich sind wie die Spalten G und H, wenn ihr in Einsätzen abrechnet und jeder Einsatz mit 1 Einsatz belohnt wird. Ebenfalls ist auf diesem Report ersichtlich, welche Gruppen welche Aufgaben wahrnehmen können und ob eine Aufgabe als Verantwortlich gekennzeichnet wurde.

Logeinträge

Jede Aktion, ob in der Administration oder im Helferportal, wird geloggt. Die entsprechenden Aktionen zusammengefasst findet ihr in diesem Report.

Logeinträge

Jede Aktion, ob in der Administration oder im Helferportal, wird geloggt. Die entsprechenden Aktionen zusammengefasst findet ihr in diesem Report.