Unter Helferkommunikation erfasst ihr grundlegende, globale Kommunikationseinstellungen

Kontaktperson

Wir empfehlen euch, euren Helfenden zumindest eine Mailadresse für Fragen zur Verfügung zu stellen. Die Daten, die ihr hier definiert, werden den Helfenden im Portal angezeigt:

• Name Kontaktperson
• Telefon Kontaktperson
• E-Mail Kontaktperson
• Website deiner Organisation

Standardsprache

Ihr könnt aus vier Sprachen auswählen, welche für automatisierte Mails von Helfereinsatz gewählt werden soll. Hier sind nur die systemischen Inhalte übersetzt - Inhalte welche ihr via Aufgaben/Events pflegt, werden immer so ausgegeben, wie ihr sie einpflegt.

Intro-Text Helferportal

Eure Helfenden gelangen auf dem Helferportal zu ihren Einsätzen. Damit ihr sie leiten oder begrüssen könnt, bieten wir euch die Möglichkeit des Intro-Texts. Unsere Empfehlung: Schreibt so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich - die Helfenden sollen so schnell und einfach wie möglich zu den Einsätzen kommen. Wir haben ein Tutorial des Portals erstellt, welches ihr hier als Link einbetten könnt:

Zum Portal-Tutorial
 

Einleitungstext Bestätigungsmail

Helfereinsatz verschickt auomatisch eine Bestätigungsmail an die Helfenden, sobald ein Einsatz übernommen wurde. Darin enthalten sind sämtliche Details zum gewählten Einsatz als auch Kontaktinformationen der Organisation. Ihr könnt hier noch einen Text verfassen, der als Intro dieser Mail gezogen wird. Der Text, den ihr hier erfasst, wird in allen Bestätigungsmails gezogen - es ist also nicht möglich, je Event unterschiedliche Einleitungstexte zu verfassen.

Tage vor Event-Benachrichtigung

Hier könnt ihr definieren, wie viele Tage vor dem Einsatz die automatische Erinnerungsmail versandt wird. Wenn ihr keine Erinnerungsmail versenden wollt, könnt ihr das auch in diesem Dropdown anwählen.

Bestätigungsmail deaktivieren

Wird diese Option aktiviert, verschickt das System keine Bestätigungsmails mehr. Ihr habt keine Möglichkeit, nachträglich die Bestätigungsmails zu versenden, deshalb empfehlen wir, den Versand von Bestätigungsmails nicht zu deaktivieren.

Erinnerungsmail für Teammitglieder

Diese Option betrifft nur Expert-Abos, welche den Team-Admin Modus aktiv haben. Hier gebt ihr an, ob Helfende, welche von Teamadmins zu Einsätzen zugeteilt wurden, die automatische Erinnerung erhalten sollen oder nicht.

Einleitungstext Erinnerungsmail

Analos der Bestätigungsmail kann auch für das Erinnerungsmail ein Einleitungstext definiert werden.

Mail-Versand bei automatisierter Zuteilung

Wenn ihr Einsätze automatisiert verteilen wollt, könnt ihr hier definieren, ob für die so verteilten Einsätze eine Bestätigungsmail versandt wird oder nicht.

Mail-Versand bei manueller Zuteilung (Standard)

Als Admin habt ihr die Möglichkeit, Einsätze manuell zu verteilen. Dabei könnt ihr auswählen, ob Helfende über die durch euch getätigte Zuteilung informiert werden sollen oder nicht. Hier definiert ihr den Standard - also ob die Checkbox "Helfende benachrichtigen" vordefiniert aktiviert ist oder nicht. Ihr könnt das bei jeder Zuteilung auch umstellen.