Das Helferportal ist der Ort, an welchem deine Helfenden Einsätze finden und übernehmen.

 

Den Link zum Helferportal findet ihr in der Administration oben, neben dem Namen eurer Organisation. Ein Klick auf "Helferportal" öffnet den Link in einem neuen Fenster. Der Link setzt sich wie folgt zusammen:

portal.helfereinsatz.ch/name-deiner-organisation

Den Link zum Helferportal kannst du in deinen Organisationseinstellungen anpassen.

Events & Einsätze

Wenn das Helferportal aufgerufen wird, werden den Helfenden alle Events angezeigt, die online sind. Gleichzeitig erkennen sie, für welche Aufgaben noch wie viele Personen (Anzahl offene Einsätze) gesucht werden.

Eventansicht

Die Darstellung der Events & Einsätze könnt ihr euren Bedürfnissen entsprechend einstellen:

• zeigt den Eventnamen und alle gesuchten Aufgaben von Events & Schichten, oder
• zeigt nur den Eventnamen und die Anzahl der gesuchten Personen in der Übersicht

Die kompakte Ansicht von Events ist vor allem dann sinnvoll, wenn es viele Event-Tage mit vielen unterschiedlichen Aufgaben gibt. So könnt ihr die Liste übersichtlicher gestalten. Die Helfenden treffen im ersten Schritt dann eine Auswahl nach Event-Name und -Datum, und erst in der Detail-Ansicht wird dann eine entsprechende Aufgabe ausgesucht. Die Ansicht könnt ihr in euren Organisationseinstellungen unter "Events & Einsätze" festlegen.

Suche & Filter

Mithilfe der Suche und des Filters können Helfende gewünschte Aufgaben, Orte oder Termine schneller identifizieren und so unkompliziert zur Detailansicht gelangen.

Event-Detail

Die Event-Detailansicht zeigt alle Aufgaben und Einsätze eines Events. Ein Event kann in Schichten unterteilt sein und die folgenden Informationen enthalten:

• Event-Name, Datum, Uhrzeit, Event-Bemerkung
• Schicht-Name, Datum, Uhrzeit, Schicht-Bemerkung
• Alle offenen Einsätze. Mit dem Link "ansehen" gelangen Helfende zum Einsatzdetail und können dort den Einsatz übernehmen.
• vergebene Einsätze (je nach Einstellungen der Helfendennamen)

Einsatz-Detail

Die Aufgaben-Detailansicht zeigt alle relevanten Informationen zur Aufgabe. Hierzu gehören:

• Name der Aufgabe
• Datum & Uhrzeit
• Ort
• Bemerkungen zur Aufgabe. Beschreibungen können allgemein in der Aufgabe oder spezifisch in einem einzelnen Einsatz hinterlegt werden, wenn es für diesen Einsatz individuelle Bemerkungen geben soll.
• Anforderungen der Aufgabe
• Verantwortlichkeit (ja / nein)
• Informationen (PDF)

Einsatz übernehmen

Login / Registrierung

Um Einsätze zu übernehmen, müssen Helfende sich erst registrieren. Als Standard reicht die Mailadresse, Name und Vorname. Jede Organisation kann aber noch Zusatzfelder erstellen, um weitere Informationen der Helfenden bei der Registrierung abzufragen. Um sich einzuloggen reicht die Mailadresse, ausser die Helfenden setzen sich selbt ein Passwort oder die Organisation verlangt den Passwortschutz von allen Helfenden.

Einsatz übernehmen

Helfende können Einsätze übernehmen, indem Sie den Button "Einsatz übernehmen" klicken. Sollten die Nutzer nicht eingeloggt sein, sehen sie ganz oben einen roten Hinweis ("Achtung: Logge dich ein oder registriere dich, um diesen Einsatz zu übernehmen!").

Double Opt-In

Ihr könnt entscheiden, ob ein Einsatz direkt nach dem Login übernommen als übernommen gilt, oder ob die Helfenden einen übernommenen Einsatz nochmal bestätigen müssen. Sie erhalten hierzu einen Link via Mail (Double Opt-In).

Hinweise

In einigen Fällen bekommen Helfende Hinweise angezeigt, bevor Sie einen Einsatz übernehmen. Dies kann sein wenn:

• Ein Einsatz übernommen wurde der zeitgleich stattfindet.
• Ein Einsatz bis X Tag(e) vor dem Event zurückgegeben werden kann (einstellbar in den Organisationseinstellungen).
• Ein Einsatz nicht mehr zurückgegeben werden kann
• Die Person dieser Aufgabe verantwortlich ist
• Der Einsatz nicht zur Gruppe der Helfenden passt

Einsatz-Bestätigung & -Erinnerung

Wenn Helfende einen Einsatz übernommen haben, erhalten sie eine Bestätiungs-Mail des Einsatzes. Darin enthalten sind nochmal alle relevanten Informationen zum Einsatz. Zusätzlich erhalten sie eine Erinnerung X Tage vor dem jeweiligen Einsatz. Ihr könnt im Menüpunkt "Organisation" - "Helferkommunikation" individuelle Texte für die Einsatzbenachrichtigungen und den Versandzeitpunkt festlegen.

Einsatzübernahme nicht möglich

Wenn ihr die Übernahme bei bestimmten Aufgaben eingeschränkt habt, können Helfende aus anderen Gruppen diese Einsätze nicht übernehmen. Im Normalfall sehen sie diese Einsätze gar nicht - es sei denn sie wechseln auf den Reiter "Alle Einsätze". Dort sind sie ersichtlich, können aber nicht übernommen werden. Es kommt die Info, dass der Einsatz nur von Helfenden, die in bestimmten Gruppen sind, übernommen werden kann.

Wenn ihr bei einer Aufgabe "Helfende können sich für diese Aufgabe selber einschreiben" deaktiviert habt, kann sie im Portal über denselben Weg wie oben beschrieben gefunden werden, dort kommt aber die Info, man soll sich bei den Verantwortlichen melden, wenn man die Aufgabe übernehmen will. Hier werden dann die hinterlegten Verantwortlichen erwähnt.

Einsatz zurückgeben

Ob Helfende einen übernommenen Einsatz zurückgeben dürfen oder nicht könnt ihr selber festlegen. Im Menüpunkt "Organisation - Events & Einsätze" gibt es zwei Optionen:

• eine Rückgabe ist nicht möglich
• eine Rückgabe ist bis X Tage vor Event möglich

Im Allgemeinen empfehlen wir eine Rückgabe von Einsätzen nicht zu erlauben. Falls doch könnt ihr für Administratoren definieren, ob sie im Falle einer Einsatz-Rückgabe per Mail benachrichtigt werden sollen ("Organisation" - "Zugänge" - "Account bearbeiten").

Expert-Abos: Bereiche

Wenn ihr ein Expert-Abo im Einsatz habt, könnt ihr Bereiche aktivieren. Helfende gelangen beim Besuch des Portals zuerst auf die Bereichsauswahl und wählen aus, in welchem Bereich sie nach Einsätzen suchen wollen. Sie können den Bereich auch nach der ersten Auswahl jederzeit oben links wechseln.

Expert-Abos: Team-Admin

In Helfereinsatz ist es möglich, bestimmten Personen den Status als Team-Admin zu verleihen. Diese Personen können gleichzeitig mehrere Einsätze besipielsweise für eine Gruppe, eine Mannschaft oder einen Verein übernehmen. Team-Admins verwalten die übernommen Einsätze eigenständig und teilen sie auf ihre Teammitglieder auf.

Helfenden-Profil bearbeiten

Helfende können ihre personenenbezogenen Daten und ein optionales Passwort in ihrem Profil bearbeiten. Das Profil können die Helfenden im eingeloggten Modus durch einen Klick auf ihren Namen (oben rechts) erreichen. Zur Bearbeitung wird ein Link an die hinterlegte Email-Adresse gesendet. So wird gewährleistet, dass das Profil nicht missbräuchlich verändert wird. Helfende, welche ihren Zugang mit Passwort geschützt haben, können die Daten direkt bearbeiten.

Passwort-Schutz

Das Helferportal kann mit einem allgemeinen Passwort geschützt werden. Dies ist sinnvoll, wenn ihr verhindern möchtet, dass ausser den Mitgliedern eurer Organisation andere Personen die Event- und Einsatz-Daten einsehen können.

Zusätzlich kann auch für jede Person ein individuelles Passwort verpflichtend definiert werden. Hier ist zu beachten: Ihr definiert nur die Verwendung eines Passwortes, das Passwort selbst muss von den Helfenden definiert werden. Diese werden hierzu beim ersten Login aufgefordert.

Tutorial für Helfende

Kurz und knackig erfahrt ihr unten, wie das Portal für Helfende funktioniert. Dieses Video könnt ihr auch euern Mitglieder zusenden, damit sie schnell zurechtkommen.

Weitere Tutorials, die mit dem Helferportal zusammenhängen: