Der Helfendenimport erlaubt euch, eure Mitgliederliste direkt mit allen nötigen Angaben zu importieren.

Der Importprozess durchläuft mehrere Schritte, durch die ihr durchgeführt werdet. Ihr könnt jede Excel-Datei importieren, welche folgende Voraussetzungen erfüllt:

• 1. Zeile = Überschriften
• Mindestens 3 Spalten (Name, Vorname, Mailadresse)
• Mindestens 1 Datenzeile

Importieren lassen sich sämtliche Daten der Helfenden, die ihr benötigt. Wichtig ist, dass ihr für die Daten vorgängig Zusatzfelder unter "Organisation" - "Helferdaten" erstellt. Wenn die Zusatzfelder nicht vorhanden sind, können ihnen auch keine Inhalte zugewiesen werden.

Datei auswählen

Als erstes wählt ihr unter "Daten importieren" eure Importdatei aus und klickt auf "weiter". Sollte eure Importdatei die Voraussetzungen für den Import nicht erfüllen, wird euch eine Fehlermeldung angezeigt.

Felder zuweisen

Im nächsten Schritt könnt ihr die Felder zuweisen. Dabei werden die Spalten in eurer Excel-Datei den Feldern in Helfereinsatz zugewiesen. Wichtig: Die Felder in Helfereinsatz müssen VOR dem Import erstellt werden - es ist nicht möglich, Felder direkt zu importieren.
Wenn ihr viele Felder habt, die zugewiesen werden sollen, findet ihr ganz unten eine Scrollbar, mit der ihr nach rechts scrollen könnt.

Wichtig: Wenn ihr Vereine/Riegen/Mannschaften/Gruppen im Importfile hinterlegt habt, könnt ihr die direkt importieren. Dann die entsprechende Spalte mit der Helfereinsatz-Spalte "Gruppe" koppeln.

Gruppen auswählen

Im nächsten Schritt werded ihr, falls ihr das Feld "Gruppen" zugewiesen habt, dazu aufgefordert anzugeben, was mit den verschiedenen Einträgen passieren soll:

• Zuweisung zu bestehender Gruppe - die Personen, welche mit dem entsprechenden Gruppennamen hinterlegt sind, werden zu einer auszuwählenden Gruppe zugeordnet
• Neue Gruppe - Wenn ihr keine bestehende Gruppe habt, die zu dem entsprechenden Gruppennamen passt, kann der Import eine neue Gruppe erstellen und die Personen gleich zuordnen
• Gruppe verwerfen - Dieser Gruppenname wird im Import nicht berücksichtigt, die Personen mit dem Gruppennamen in der Zeile werden ohne Gruppenzuweisung importiert

Überprüfen

Nach der Gruppenzuweisung wird euch der vorbereitete Import angezeigt, sodass ihr diesen überprüfen könnt. Wenn alles korrekt ist, könnt ihr den Import ausführen.

Import ausführen

Wenn ihr den Import ausführt (kann einen Moment dauern), wird euch der Status des Imports angezeigt. Darin seht ihr, wie viele Gruppen und wie viele Helfende importiert wurden. Ausserdem seht ihr, wie viele Zeilen keine ider eine fehlerhafte E-Mailadresse hatten. Auch mögliche Dubletten werden euch direkt angezeigt.

Import als "Update"

Der Import überschreibt keine bestehenden Datenfelder, sofern diese keine Abweichung im Importfile aufweisen. Er erstellt auch keine Dubletten, sondern prüft die bestehenden Datensätze und ändert diese, falls nötig. So könnt ihr eure Mitgliederdaten (oder auch die Gruppenzuweisungen) mittels Import auffrischen resp. aktualisieren.