Events ohne Schichten eignen sich für kurze Events mit wenigen Helfenden

Wann Events ohne Schichten?

Events ohne Schichten eignen sich für kleine, kürzere und übersichtliche Events. Beispielsweise das Einrichten für ein Grillfest. Das dauert vielleicht 2-3 Stunden, braucht um die 9 Aufbauhelfende und eine Schichtverantwortung, und alle Einsätze dauern gleich lange und finden zur selben Zeit statt. Sobald der Event komplexer wird, über längere Zeit dauert und Einsätze zu unterschiedlichen Zeiten absolviert werden sollen, ist ein Event mit Schichten sinnvoller.

Eventerstellung

Wenn ihr einen neuen Event anlegen wollt, müssen zuerst Aufgaben erfasst sein. Wenn das der Fall ist, könnt ihr in der Eventübersicht den Button "Neues Event" anklicken. Ist der Button ausgegraut, obwohl ihr Aufgaben im System habt, ist wohl euer Kontingent aufgebraucht (nur bei Free- und Lightabos möglich). Dann müsst ihr erst vergangene oder andere Events löschen, um neue anlegen zu können.

Erstellungsprozess

Wenn ihr einen neuen Event erstellt, gelangt ihr als erstes in die Auswahl des Eventtyps. Für einen kleineren Event wählt ihr nun also "Event (ohne Schichten)". Mittels Klick gelangt ihr zum nächsten Schritt.

Hier gebt ihn den Namen des Events und das Startdatum an. Dann definiert ihr die Start- und Endzeit. Es ist möglich, den Event über die Datumsgrenze laufen zu lassen, indem ihr die Endzeit kleiner als die Startzeit setzt (beispielsweise 18:00 Uhr - 01:00 Uhr). Das System setzt dann automatisch das Enddatum auf den folgenden Tag.

Der Ort ist optional und kann ausgewählt werden, wenn ihr Orte erfasst habt.

Zuletzt könnt ihr noch Bemerkungen angeben. Hierbei handelt es sich um Eventbemerkungen. Die werden allen Helfenden, welche Einsätze in diesem Event übernehmen, sowohl im Helferportal als auch im Bestätigungs- und Erinnerungsmail angezeigt.

Expert-Abos: Wenn ihr Bereiche aktiv habt, müsst ihr den Event noch einem Bereich zuordnen.

Einsätze hinzufügen

Sobald ihr die Eckdaten des Events eingetragen und gespeichert habt, werded ihr auf die Einsatzmaske weitergeleitet. Hier seht ihr alle Aufgaben, welche ihr im System hinterlegt habt. Nun könnt ihr bei den Aufgaben, welche ihr in diesem Event braucht, die Anzahl an gesuchten Personen eingeben. Aufgaben, welche ihr nicht benötigt, könnt ihr mit Anzahl 0 belassen. Die Dauer der Einsätze orientiert sich immer an der Dauer des Events! Wenn ihr nun speichert, habt ihr den Event bereits erstellt. Je nach Einstellung unter "Organisation" - "Events & Einsätze" ist der Event auch gleich online im Portal oder noch offline.

Expert-Abos mit aktiven Bereichen: In der Einsatzmaske werden euch alle Aufgaben angezeigt, welche keinem oder dem beim Event hinterlegten Bereich zugeordnet sind. Aufgaben, welche anderen Bereichen zugeordnet wurden, seht ihr hier nicht - so könnt ihr die Einsatzmaske etwas übersichtlicher gestalten.

Abweichende Uhrzeiten

Ihr könnt bei einzelnen Einsätzen eine abweichende Uhrzeit definieren. Das ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise Schlüsselpositionen etwas früher vor Ort sein müssen, um gewisse Dinge vorzubereiten. Grundsätzlich empfehlen wir, abweichende Uhrzeiten nur dann einzusetzen, wenn sie wirklich nötig sind. Wenn ihr viele Einsätze habt, die zu unterschiedlichen Zeiten stattfinden, empfehlen wir, mit Schichten zu arbeiten.

WICHTIG: Abweichende Uhrzeiten sind immer in Abhängigkeit zur Eventzeit definiert. Das bedeutet, wenn ihr die Eventzeit umstellt, ändert sich entsprechend auch die Zeit der Einsätze, bei welchen eine abweichende Uhrzeit definiert wurde!