Mit Schichten könnt ihr eure Events strukturieren

Wann Events mit Schichten?

Events mit Schichten eignen sich für alle Events, die etwas länger als ein paar wenige Stunden dauern, bei denen an unterschiedlichen Orten und/oder zu unterschiedlichen Zeiten gearbeitet wird. Mit Schichten könnt ihr sowohl nach Einsatzort, nach Einsatzzeit oder nach beidem gliedern. Das bietet euch und euren Helfenden eine bessere Übersicht.

Eventerstellung

Wenn ihr einen neuen Event anlegen wollt, müssen zuerst Aufgabene erfasst sein. Wenn das der Fall ist, könnt ihr in der Eventübersicht den Button "Neues Event" anklicken. Ist der Button ausgegraut, obwohl ihr Aufgaben im System habt, ist wohl euer Kontingent aufgebraucht (nur bei Free- und Lightabos möglich). Dann müsst ihr erst vergangene oder andere Events löschen, um neue anlegen zu können.

Erstellungsprozess

Wenn ihr einen neuen Event erstellt, gelangt ihr als erstes in die Auswahl des Eventtyps. Hier wählt ihr nun "Event mit Schichten". Mittels Klick gelangt ihr zum nächsten Schritt.

Ihr definiert nun den Namen des Events und allenfalls Eventbemerkungen. Die Eventbemerkungen werden allen Helfenden, welche Einsätze in diesem Event überehmen, sowohl im Helferportal als auch im Bestätigungs- und Erinnerungsmail angezeigt.

Expert-Abos, welche Bereiche aktiv haben, müssen den Event hier noch einem Bereich zuordnen.

Als nächstes beginnt ihr gleich mit dem Erfassen der ersten Schicht. Wichtig: Schichten ≠ Einsätze! Die Schichten sind Zeitslots, in welchen mehrere Einsätze stattfinden.
Gebt nun also den Namen der ersten Schicht, das Start-Datum sowie die Start- und Endzeit an. Es ist möglich, Schichten bis über die Datumsgrenze hinweg zu planen, indem die Endzeit kleiner ist als die Startzeit. Das System setzt als End-Datum dann den auf das Startdatum folgenden Tag.

Der Ort ist optional und kann ausgewählt werden, wenn ihr Orte erfasst habt.

Zuletzt könnt ihr noch Bemerkungen angeben. Hierbei handelt es sich um Schichtbemerkungen. Die werden allen Helfenden, welche Einsätze in dieser Schicht übernehmen, sowohl im Helferportal als auch im Bestätigungs- und Erinnerungsmail angezeigt.

Einsätze hinzufügen

Sobald ihr die Eckdaten des Events und der Schicht eingetragen und gespeichert habt, werded ihr auf die Einsatzmaske weitergeleitet. Hier seht ihr alle Aufgaben, welche ihr im System hinterlegt habt. Nun könnt ihr bei den Aufgaben, welche ihr in diesem Event braucht, die Anzahl an gesuchten Personen eingeben. Aufgaben, welche ihr nicht benötigt, könnt ihr mit Anzahl 0 belassen. Die Dauer der Einsätze orientiert sich immer an der Dauer der Schicht! Wenn ihr nun speichert, habt ihr den Event bereits mit der ersten Schicht erstellt. Je nach Einstellung unter "Organisation" - "Events & Einsätze" ist der Event auch gleich online im Portal oder noch offline. Nun könnt ihr weitere Schichten erfassen oder die erstellte Schicht kopieren.

Expert-Abos mit aktiven Bereichen: In der Einsatzmaske werden euch alle Aufgaben angezeigt, welche keinem oder dem beim Event hinterlegten Bereich zugeordnet sind. Aufgaben, welche anderen Bereichen zugeordnet wurden, seht ihr hier nicht - so könnt ihr die Einsatzmaske etwas übersichtlicher gestalten.

Abweichende Uhrzeiten

Ihr könnt bei einzelnen Einsätzen eine abweichende Uhrzeit definieren. Das ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise Schlüsselpositionen etwas früher vor Ort sein müssen, um gewisse Dinge vorzubereiten. Grundsätzlich empfehlen wir, abweichende Uhrzeiten nur dann einzusetzen, wenn sie wirklich nötig sind. Wenn ihr viele Einsätze habt, die zu unterschiedlichen Zeiten stattfinden, empfehlen wir, die in unterschiedlichen Schichten zu gliedern.

WICHTIG: Abweichende Uhrzeiten sind immer in Abhängigkeit zur Eventzeit definiert. Das bedeutet, wenn ihr die Eventzeit umstellt, ändert sich entsprechend auch die Zeit der Einsätze, bei welchen eine abweichende Uhrzeit definiert wurde!