Funktionsübersicht
Volunteerverwaltung
HELFEREINSATZ bietet euch eine einfache und übersichtliche Helferverwaltung.
Helferübersicht
Auf einen Blick alle eure Freiwilligen mitsamt den wichtigsten Angaben. Die Suche und diverse Filteroptionen helfen euch, schnell die Personen oder die Auswahl zu finden, die ihr benötigt.
Helferimport
Unsere Software ist so konzipiert, dass sich eure Volunteers selbstständig registrieren und Einsätze übernehmen. Ihr könnt aber auch eine Mitgliederliste direkt und unkompliziert importieren.
Bearbeiten, sperren, löschen
Es haben sich Daten geändert? Eine Person soll von euren Einsätzen ausgeschlossen werden? Ihr habt inaktive Volunteers? Ihr habt die volle Kontrolle.
Helferlog
Wer hat wann einen Einsatz übernommen oder Daten geändert? Für alle Freiwilligen gibt's ein eigenes Log.
Registrierungsformular
Ihr könnt frei definieren, welche Angaben die Helferinnen bei der Registrierung angeben müssen.
Integration in eigene Website
Die von euch angebotenen Einsätze können direkt in eurer Website integriert werden. So braucht sich niemand eine zusätzliche URL zu merken.
iFrame
Ihr könnt das Portal in einem vorgegebenen Rahmen einbetten. Sobald Volunteers sich eintragen, werden sie dann direkt weitergeleitet.
JSON
Wenn ihr technisch versiert seid, könnt ihr die Einsätze auch via JSON in eure Website einbetten. Dann könnt ihr sie so darstellen, wie ihr das wollt.
Gruppenverwaltung
Eure Helfenden können in Gruppen eingeteilt werden. Dafür gibt es verschiedene Anwendungsfälle:
Verein
Wenn ihr bei euch im Verein mehrere Teams oder unterschiedliche Mitgliederkategorien habt, könnt ihr die im Tool entsprechend hinterlegen. So seht ihr jederzeit, welche Gruppe wie viel leistet - und könnt einzelne Gruppen auch für bestimmte Events verantwortlich setzen.
Dorffest
Ihr organisiert eine Fest in eurer Gemeinde, bei welcher verschiedene Vereine mithelfen? Erfasst die Vereine als Gruppen, damit ihr jederzeit wisst, welcher Verein wie viel gearbeitet hat.
Veranstaltung nur mit Volunteers
Auch wenn bei eurer Veranstaltung "nur" Freiwillige mithelfen, können Gruppen dennoch sinnvoll sein. Mit Gruppen könnt ihr auch Aufgabeneinschränkungen definieren - beispielsweise damit sich keine Minderjährigen an der Bar eintragen.
Steuerungsmechanismen
HELFEREINSATZ bietet an diversen Stellen die Möglichkeit zu steuern, wer wann welche Einsätze übernimmt - damit ihr auch mit selbstständiger Einsatzübernahme seitens der Helfenden sicher sein könnt, das alles passt.
Aufgaben
Eine Aufgabe ist die tatsächlich ausgeführte Tätigkeit während eines Einsatzes. Die Übernahme der Aufgaben könnt ihr mittels Gruppen einschränken - damit sich nur diejenigen eintragen können, die das auch dürfen.
Ausserdem könnt ihr Aufgaben einen gewissen Wert geben. Wenn ihr gewisse Sollstunden voraussetzt, könnt ihr besonders wichtige oder eher unbeliebte Aufgaben höher bewerten. So sind sie interessanter für die Helfenden.
Gruppen
Wenn ihr Gruppen administriert habt, könnt ihr sie für bestimmte Events als Zuständig deklarieren. So werden Volunteers, die in diesen Gruppen eingetragen sind, diese Events priorisiert angezeigt und die Einsätze werden schneller gebucht.
Beliebig viele Admins - auch mit Einschränkungen
Meist sind unterschiedliche Personen für unterschiedliche Events verantwortlich. Mit HELFEREINSATZ ist das problemlos möglich.
Admins mit Vollzugriff
Erstellt denjenigen, die vollen Zugriff benötigen, einen Account. Das können beliebig viele Personen sein. Sie können sich auch problemlos gleichzeitig im System bewegen.
Admins mit Leserecht
Ihr möchtet jemanden Zugriff geben, ohne dass diese Person etwas bearbeiten kann? Auch das ist möglich. Admins mit Leserecht können alles anschauen, aber nichts bearbeiten.
Admins mit Einschränkungen
Wenn unterschiedliche Personen unterschiedliche Events bearbeiten sollen, die aber nichts miteinander zu tun haben, könnt ihr Bereiche erstellen und die Admins einzelnen Bereichen zuteilen. So haben sie vollen Zugriff auf ihren Bereich, können aber in den anderen Bereichen nichts ändern.
Benachrichtigungen
Für jeden Adminzugang könnt ihr verschiedene Benachrichtigungsoptionen aktivieren. Wenn ihr informiert werden wollt, wenn sich jemand neues registriert oder einen Einsatz zurückgegeben habt, checkt einfach die entsprechende Benachrichtigung an.
Einsatzzuteilung
Selbstständig
Grundsätzlich ist HELFEREINSATZ so konzipiert, dass Freiwillige sich selbst eintragen können. Dadurch ist sichergestellt, dass sie nur Einsätze übernehmen, die sie auch wirklich leisten können. Der grosse Vorteil: die Verantwortlichen brauchen sich nicht mit Einsatzzuteilungen, Verschiebungen und Absagen herumzuschlagen.
Manuell
Immer wieder gibt es Situationen, in welchen eine manuelle Zuteilung nötig ist. Sei es bei besonderen Aufgaben, bei Events welche vorgängig zugeteilt werden oder dergleichen. Auch das lässt sich über unsere Software problemlos lösen.
Automatisiert
Ihr habt Personen, welche sich nicht bis zum festgelegten Datum eingetragen haben und ihr Soll entsprechend noch nicht erreicht haben? Statt jeden einzelnen manuell zu Einsätzen zuzuteilen könnt ihr sie auch automatisiert Einsätzen zuweisen - per Knopfdruck.
Kommunikation
Die Kommunikation mit euren Volunteers ist ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Einsatzplanung. Deshalb bietet HELFEREINSATZ verschiedene Mittel zur Kommunikation.
Automatisiert
Bei jeder Einsatzübernahme wird automatisch eine Bestätigung mit allen Details verschickt. Kurz vor dem Event wird derselbe Inhalt nochmals als Reminder zugestellt. Diverse Benachrichtigungen für Admins können aktiviert werden, und selbst der Hallenwart wird darüber benachrichtigt, dass demnächst ein Event stattfindet.
Manuell
Ein Aufruf an alle, dass noch Einsätze offen sind? Oder die Helfenden eines Events darüber informieren, dass Sonnencréme zur Verfügung steht? Kein Problem. Dank unserem Mailcenter können gezielt Nachrichten an alle denkbaren Anspruchsgruppen versandt werden.
Passiv
Durchs ganze Tool durch können an allen erdenklichen Orten Informationen hinterlegt werden, die den Helfenden mitausgespielt werden. So wird sichergestellt, dass alles, was kommuniziert werden muss, auch bei den Empfängern ankommt.
